2.2: LOS REGISTROS CONTABLES

El término registro contable hace referencia al ingreso de información que se realiza en los libros de contabilidad a fin de construir una compás de todos los movimientos económicos realizados por un ente. En términos generales un registro contable es la representación de las transacciones que involucran el movimiento de los recursos del ente.

PROCESO CONTABLE: 

Es un conjunto de actividades que permites incorporar a la contabilidad y expresar a través de los estados financieros las operaciones económicas de una organización

Registros:

Proceso Contables:   Libro diario, Mayor y Auxiliares

Informes:  Estado Situación  Financiera, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo, Notas Aclaratoria

Reportes:    Diarios  (captación y colocación) y mensuales (balances mensuales)

Actividad: Conceptualizar estos registros contables.

El registro contable responde al principio de partido doble; lo cual significa que toda transacción debe guardar en la memoria contable, tanto la destinación como la procedencia del recurso.

Es importante tener en cuenta que de acuerdo con norma contable de causación,  las transacciones o hechos económicos realizados por todos los ente, deben ser reconocidos y registrados en el periodo en el que suceden, de forma cronológica y a más tardar en el mes siguiente al cual se realizaron las operaciones, con comprobantes debidamente soportados.

Adicionalmente, el registro de las operaciones del ente económico debe hacerse en forma de diario independientemente de si la contabilidad es procesada de forma manual o con el apoyo de medios automatizados.

En la actualidad, con la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera –NIIF-, establecida en las Ley 1314 de 2009, al momento de realizar un registro contable, se deben tener presente los siguientes aspectos:

1. Reconocimiento
2. Medición
3. Presentación
4. Revelación

1.    ACTIVO: Un activo es un bien que la empresa posee y que pueden convertirse en dinero u otros medios líquidos equivalentes como también le puede servir para adquirir bienes o servicios.

2.    PASIVO: recoge sus obligaciones: es el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros, como el pago a bancos, proveedores, impuestos, salarios a empleados, etc.

3.    PATRIMONIO: es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de una empresa debidamente valorados.

4.    GASTOS: se define como expiración de elementos del activo para la administración del negocio en la que se han incurrido voluntariamente y cubrir el financiamiento de los pasivos onerosos.

5.    INGRESOS: entrada de dinero producto de la actividad principal de la empresa como los cajeros automáticos

6.    CUENTAS CONTINGENTES: son cuentas que no afectan ni al cativo ni al pasivo del banco pero en un momento es un riesgo Ejemplo Carta de Crédito (obligaciones que el banco asume por cuentas de terceros y que se ejecutan en las condiciones que se cumplen)

7.    CUENTAS DE ORDEN: son cuentas que no afectan ni al cativo ni al pasivo de la institución y sirven para contabilizar bienes propios de la institución en poder a terceros o bienes de terceros en poder de la institución.

                                                                                 

La Superintendencia de Bancos  ha diseñado las estructuras de datos a través de las cuales las instituciones financieras reportarán periódicamente a este organismo de control la información relacionada a sus estados financieros, conforme a las normas establecidas por en el Código Orgánico Monetario y Financiero.

DEFINICIÓN DE ESTRUCTURAS

3.1  Balances mensuales instituciones financieras (B11)

En esta estructura se reportarán los balances de las instituciones financieras con periodicidad mensual.

Registro de cabecera

No.	CAMPO	TIPO DE DATO	OBLIGATORIEDAD	TABLA
1	Código de la estructura	carácter (3)	X	1
2	Código de entidad	carácter (4)	X	2
3	Fecha de corte	Fecha (dd/mm/aaaa)	X

4	Número total de registros	Numérico 6)	X
5	Valor de cuadre	Numérico (15,2)	X

1.  Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de “Balances mensuales instituciones financieras”, la cual será B11.

2.  Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos a cada una de las entidades financieras.

3. Fecha de corte.- Fecha del último día del mes, enviada en el formato dd/mm/aaaa.

4.  Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera.

5.  Valor de cuadre.- Representa la suma algebraica de todos los valores del campo saldo cuenta de los registros de detalle. Este valor vendrá expresado en unidades de dólar con centavos (2).

Registro del detalle

No.	CAMPO	TIPO DE DATO	OBLIGATORIEDAD	TABLA
1	Código de cuenta contable	carácter (6)	X	CUC
2	Saldo de la cuenta contable	carácter (15,2)	X

1.  Código cuenta contable.- Codificación asignada a cada una de las cuentas contables, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo Único de Cuentas.

2.  Saldo  de  cuenta  contable.-  Valor  numérico que  representa  el  saldo  que dispone la institución en cada una de las cuentas contables. Debe estar expresado en unidades de dólar con centavos (2).

3.2  Detalle de captaciones y colocaciones (B12)

En esta estructura se reportarán los detalles de la información de cuentas de las captaciones  y colocaciones realizadas por  la matriz,  sucursales  y agencias  de  la institución financiera.

REGISTRO DE CABECERA

No.	CAMPO	TIPO DE DATO	OBLIGATORIEDAD	TABLA
1	Código de la estructura	carácter (3)	X	1
2	Código de entidad	carácter (4)	X	2

3	Fecha de corte	Fecha (dd/mm/aaaa)	X
4	Número total de registros	Numérico (6)	X
5	Valor de cuadre	Numérico (15,2)	X
6	Número de oficinas	Numérico (3)	X

1.  Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de “Detalle de captaciones y colocaciones”, la cual será B12.

2.  Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos a cada una de las entidades financieras.

3. Fecha de corte.- Fecha del último día del mes enviada en el formato dd/mm/aaaa.

4.  Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera.

5.  Valor de cuadre.- Representa la suma algebraica de todos los valores del campo saldo cuenta de los registros de detalle. Este valor vendrá expresado en unidades de dólar con centavos (2).

6.  Número de oficinas.- Representa el número de oficinas (matriz, sucursales y agencias) de la institución financiera, sobre las cuales se reporta información.

REGISTRO DEL DETALLE

Modificación tabla 52, inclusión de la subcuenta

No.	CAMPO	TIPO DE DATO	OBLIGATORIEDAD	TABLA
1	Código de cuenta contable	caracter (6)	X	51 y 52
2	Saldo de cuenta contable	Numérico (15,2)	X
3	Código de oficina	Numérico (4)	X	3
4	Número de clientes	Numérico (6)	X
5	Número de cuentas	Numérico (7)	X

.  Código cuenta contable.- Codificación asignada a cada una de las cuentas contables que se reportan en la estructura de “Detalle de captaciones y colocaciones”.

Adicionalmente representa el código que corresponde al “número total de clientes (depositantes)” que tiene cada una de las oficinas de la institución, en forma consolidada.

2.  Saldo  de  cuenta  contable.-  Valor  numérico que  representa  el  saldo  que dispone la oficina en cada una de las cuentas contables. Debe estar expresado en unidades de dólar con centavos (2).

Para el caso del registro que hace referencia al “número total de clientes

(Depositantes)” debe colocarse siempre el valor de cero (0).

3.  Código de oficina.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos a la matriz, sucursales y agencias de la institución financiera.

4.  Número de clientes.- Corresponde al número de clientes que tiene la oficina respecto de la captación de la cuenta contable referida, de acuerdo a la siguiente descripción:

              

a)  Si se refiere al grupo de cuenta 13, corresponde a la sumatoria de las cuentas   1301   hasta   1307   (inversiones   totales   sin   considerar provisiones).

b)  Si se refiere a la cuenta 1301 hasta la cuenta 1307, corresponde al número de emisores existentes en cada una de estas cuentas.

c)  Si se refiere a las subcuentas 210105, 210110, 210115, corresponde al número de cuenta correntistas activos.

d)  Si se refiere a la cuenta 210135, corresponde al número de cuenta ahorristas activos.

e)  Si  se  refiere  a la  cuenta  2101,  corresponde a  la  sumatoria  de  los clientes  activos  e  inactivos  existentes  en  las  subcuentas  210105,

210110, 210115 y 210135.

f)   Si  se  refiere  a  la  cuenta  2103,  corresponde  a  la  sumatoria  de  los clientes existentes en las subcuentas 210305, 210310, 210315, 210320,

210325 y 210330.

5.  Número de cuentas.- Corresponde al número de cuentas que tiene la oficina respecto  de  la  captación  o  colocación  de  la  cuenta  contable  referida,  de acuerdo a la descripción del punto anterior, debiendo señalarse que si una misma persona tiene dos o más cuentas dentro de la misma cuenta contable deberá contarse las cuentas abiertas bajo dicha identificación.

Para el caso del registro que hace referencia al “número total de clientes (depositantes)” debe colocarse el número consolidado de cuentas y depósitos a plazo que tienen el total de clientes de la oficina.

3.3  Balances diarios institucionales financieras (B13)

En esta estructura se reportarán los balances de las instituciones financieras con periodicidad diaria.

REGISTRO DE CABECERA

No.	CAMPO	TIPO DE DATO	OBLIGATORIEDAD	TABLA
1	Código de la estructura	caracter (3)	X	1
2	Código de entidad	caracter (4)	X	2
3	Fecha de corte	Fecha (dd/mm/aaaa)	X
4	Número total de registros	Numérico (8)	X
5	Valor de cuadre	Numérico (15,2)	X

1.  Código  de  la  estructura.-  Codificación dada a la estructura de “Balances diarios de instituciones financieras”, la cual será B13.

2.  Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos a cada institución controlada.

3.  Fecha   de   corte.-   Fecha   de   corte   de   la   información   enviada.   Debe corresponder a los datos de balance al día de reporte.

4.  Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera.

5.  Valor de cuadre.- Representa la suma algebraica de todos los valores del campo saldo cuenta de los registros de detalle. Este valor vendrá expresado en unidades de dólar con centavos (2).

REGISTRO DEL DETALLE

No.	CAMPO	TIPO DE DATO	OBLIGATORIEDAD	TABLA
1	Código de cuenta contable	carácter (8)	X	CUC
2	Saldo de cuenta	Numérico (15,2)	X

1.  Código cuenta contable.- Codificación asignada a cada una de las cuentas contables, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo Único de Cuentas.

2.  Saldo  de  cuenta  contable.-  Valor  numérico que  representa  el  saldo  que dispone la institución en cada una de las cuentas contables. Debe estar expresado en unidades de dólar con centavos (2).

3.4  Balances de Grupos Financieros (B21)

REGISTRO DE CABECERA

No.	CAMPO	TIPO DE DATO	OBLIGATORIEDAD	TABLA
1	Código de la estructura	carácter (3)	X	1
2	Código de entidad	carácter (4)	X	2
3	Fecha de corte	Fecha (dd/mm/aaaa)	X
4	Número total de registros	Numérico (8)	X
5	Valor de cuadre	Numérico (15,2)	X

1.  Código de la estructura. Codificación dada a la estructura de “Balances de grupos financieros”, la cual será B21.

2.  Código de entidad. Codificación dada por la Superintendencia de Bancos  a cada grupo financiero y a sus respectivas subsidiarias.

3.  Fecha de corte. Fecha de corte de la información enviada. Debe corresponder a los datos de balance al día de reporte.

4.  Número total de registros. Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera.

5.  Valor de cuadre. Representa la suma algebraica de todos los valores de los campos saldo cuenta contable y eliminación de los registros de detalle. Este valor vendrá expresado en unidades de dólar con centavos (2) bajo el formato: Numérico (15,2).

REGISTRO DEL DETALLE

No.	CAMPO	TIPO DE DATO	OBLIGATORIEDAD	TABLA
1	Código de cuenta contable	caracter (8)	X	256
2	Saldo de cuenta	Numérico (15,2)	X
3	Valor de eliminación	Numérico (15,2)	X

1.  Código  cuenta  contable.  Codificación  dada  a  cada  una  de  las  cuentas contables del Catálogo Único de Cuentas para “grupos financieros”.

2.  Saldo  de  cuenta.  Valor  numérico,  representa  el  saldo  que  dispone  la institución en cada una de las cuentas contables expresado en unidades de dólar con centavos (2) bajo el formato: Numérico (15,2).

3.  Valor de eliminación. Valor numérico, representa el valor de la eliminación de una cuenta contable de una subsidiaria con respecto a otra, expresado en unidades de dólar con centavos (2) bajo el formato: Numérico (15,2)       

          

AUTOR (A):
DAVILA RAMIREZ CAROL ELIZABETH